Izrada | Udruga profesionalnih vatrogasaca Hrvatske

Izrada

Organizacijski tijek stvaranja SOPI-a

Slika 1.: Prikaz kružnog sustava izrade SOPI-ja:

Kako je prikazano na shemi – jednom pokrenut postupak izrade SOPI-ja postaje cikličan. To znači da je proces uvijek u stalnoj reviziji. To omogućava trajno poboljšavanje njegovih značajki odnosno kvalitetnije i sigurnije postupanje na intervencijama.

Definiranje i izrada standardnog operativnog postupka

1.1 Definiranje područja primjene SOPI-ja

Na početku je potrebno utvrditi zadatke SOPI-a za određeno područje primjene.

Analiza se zadatka može odnositi na osnovna pitanja o jedinici ili grupi i izradi liste faktora koji utječu na SOPI.

– Koje se situacije i postupanja žele propisati ?
– Koji se postupci trebaju primijeniti u pretpostavljenoj situaciji ?

1.2 Razvijanje SOPI-a

1.2.1 Osnivanje razvojnog tima

Vatrogasno rukovodstvo, ostali rukovoditelji ili vatrogasni djelatnici, stručnom tijelu operativne postrojbe predlažu izradu pojedinačnog SOPI-ja.

Vatrogasni zapovjednik zajedno sa stručnim kolegijem vatrogasnih rukovoditelja, definira cilj. Zatim određuje osobu odgovornu za projekt. Također se određuje vremenski rok do kojeg bi se trebali predočiti (privremeni) rezultati.

O početku izrade obavještava se stručna Komisija SOPI i službeno se traže pisane Smjernice za izradu Standardnih operativnih postupaka interveniranja u okviru Projekta SOPI.

1.2.2 Osiguranje organizacijske podrške

Vatrogasni zapovjednik voditelju projekta dodjeljuje i određene kompetencije. One mogu sadržavati i npr. mogućnosti za primjenjivanjem novih postupaka, ili kao način prikupljanja informacija, slanje upitnika trećim osobama.

Ključni faktor koji utječe na cjelokupan proces je sudjelovanje svih djelatnika u različitim fazama prilikom strukturiranja SOPI-ja kao garancija maksimalnog uspjeha.

1.2.3 Formiranje radne skupine za razvijanje SOPI-ja

Sljedeća zadaća voditelja projekta je okupljanje odabranih djelatnika u radnu skupinu. Oni prikupljaju informacije na osnovu kojih izrađuju prijedlog. Taj se prijedlog kasnije može predstaviti i dati na razmatranje unutar same vatrogasne organizacije gdje se eventualno mogu ponuditi alternativna rješenja.

Početak projekta objavljuje voditelj projekta koji zatim uspostavlja kontakte sa ovlaštenim predstavnikom Komisije SOPI te surađuje s drugim kvalificiranim i zainteresiranim vatrogasnim djelatnicima.

1.2.4 Pisanje SOPI-ja

Pri izradi je projekta potrebno obratiti pozornost na slijedeće:

· Cilj je koncept učiniti što jednostavnijim, radi jednostavnijeg provođenja u djelo: – rješenje koje je presloženo je neprimjenjivo.

· Područja primjene treba proširiti što je moguće više.

· Pribjegavati rješenjima koja pokrivaju ono što je zajedničko za što šira područja

a) Struktura pisanog oblika SOPI-ja:

· Sadržaj/cilj SOPI-ja

· Područje važenja

· Opis pojmova

· Sigurnost i mjere zaštite na intervenciji

· Provedba kroz opis tijeka intervencije

· Dodaci

· Daljnje upute (npr. referiranje na neki drugi SOP, smjernice ili pravila postupanja, materijali vezani uz izobrazbu i obuku, a koji nisu sami sastavnica SOPI-ja)

· Prilozi koji sadrže provedbu kroz opis tijeka intervencije određene postrojbe sa zasebnim dodacima i daljnjim uputama

· Područja nadležnosti

· Nadležnosti za izmjene

· Oznake verzije i datume zadnje izmjene (npr. Verzija 2, 02.05.2008.) – u ovom su slučaju ti podaci navedeni na kraju, budući da nisu relevantni za intervenciju. Mogu se navesti i pod točkom • Područje važenja

Popis primatelja SOPI-ja (npr. vatrogasno zapovjedništvo, vatrogasno glasilo, internetske stranice i dr.) također može biti obuhvaćen SOPI-jem

b) Opći okvir i pisanje SOPI-ja:

Opisno, uzimajući u obzir specifičnost područja SOPI u općem dijelu trebaju obuhvaćati:

– sigurnosne i zaštitne mjere na intervenciji

– standardne postupke opremanja

– standardne postupke pokreta i razmještaja jedinica na mjestu intervencije

– sva područja vezana uz komunikaciju, tehniku i poslove vezane uz dodijeljene zadatke

– jasne zadatke rukovođenja – uključujući standardne postupke pri preuzimanju i provođenju rukovođenja

– načine prijenosa odgovornosti na voditelje sektora i grupa

– standardne postupke u izvršavanju dodijeljenih zadataka

– standardne postupke vezane uz završetak intervencije, dokumentaciju, izvješća i analizu

– priloge u obliku posebnog dijela SOPI-ja s nadopunom općih standardnih postupanja s obzirom na različite specifičnosti svake tipske situacije prema dojavi.

Za početak treba pokušati napisati početnu shemu postupanja gdje se u obzir uzimaju postupci koji su se do tog trena provodili na intervencijama, na primjer; ono što je do sada karakteriziralo jednu intervenciju sve do njenog okončanja.

Skupljaju se i zapisuju ideje uz sudjelovanje i prema savjetima svih korisnika budućeg SOPI-ja.

Prvobitna verzija pisanog SOPI-ja nije konačan proizvod procesa razvoja već temelj za nadograđivanje, izmjenu, dopune i poboljšavanje kroz njegove daljnje faze razvoja.

1.2.5 Prezentacija SOPI-ja

Napisani se prijedlog SOPI-ja daje nadležnom vatrogasnom zapovjedniku na uvid. Potom stručnoj komisiji za tipski SOPI na verifikaciju.

Nakon izvršenih dopuna i izmjena, ukoliko je to bilo potrebno, te usvajanja, prijedlog se službeno provodi u djelo.

SOPI se zatim distribuira u određenom pisanom obliku svima onima na koje se odnosi i koji su SOPI-em obuhvaćeni. Jedan tipski SOPI treba dostaviti vatrogasnim rukovoditeljima, poželjno je objaviti ga u Vatrogasnom glasilu, staviti na vatrogasnu internetsku stranicu i dr.

1.2.6 Uvođenje SOPI-ja

Uvođenje uključuje sve potrebne radnje koje provodi postrojba u predstavljanju SOPI-a korisnicima i uključuje ga u operativno postupanje. Proces uvođenja treba osigurati:

– Upoznavanje svih djelatnika sa SOPI-em, novim ili modificiranim, te razumijevanje važnosti promjene

Kopije SOPI-a se trebaju distribuirati svim potencijalnim korisnicima, na taj način se djelatnici upoznaju sa svojim zaduženjima i razvijaju svoja znanja i vještine koje su potrebne za sigurno i efikasno djelovanje unutar SOPI-ja .

– Već kod samog uvođenja SOPI-ja trebaju se na odgovarajući način uvesti i mehanizmi praćenja njegove primjene koji će osigurati podršku kod uočavanja i ispravljanja potencijalnih problema.

 Obuka

Kroz obuku se unutar postrojbi osigurava mogućnost provjere i pridržavanja utvrđenih odnosno napisanih postupaka.

Za odluku koji oblik obuke je potreban za novi SOPI treba postaviti slijedeća pitanja?

1. Tko treba biti obučen za novi ili revidirani SOPI?

2. Koji oblik obuke upotrijebiti? Koje će metode obuke biti najučinkovitije? Hoće li jedan sastanak na kojem će SOPI biti predstavljen biti dovoljan?

3. Koliko će trajati obuka?

4. Kako će obuka biti planirana (vremenski) i vođena?

2.1 Vođenje i planiranje obuke

Treba imati na umu da je obuka najkritičnija komponenta procesa uvođenja SOPI-ja.

Obukom se može postići intuitivno izvršavanje zadataka, a SOPI je sredstvo za postizanje cilja. I najbolji SOPI će biti neučinkovit ili čak opasan ako ga djelatnici nisu u mogućnosti provesti.

Potrebno je osigurati razumijevanje SOPI-ja od strane sviju djelatnika i njegovo provođenje.

2.1.1 Priprema i planiranje obuke:

Za pripremu i planiranje obuke potrebno je definirati i osigurati opremu, odrediti kompetencije nastavnog kadra, osigurati dodatnu specijalnu opremu i sredstva. Zatim je potrebno odrediti vremenske okvire u kojima se obuka provodi, te mogućnosti njene integracije putem provjera naučenog odnosno kroz aktivnosti postrojbe.Za evidentiranje plana obuke potrebno je odrediti vrstu dokumenata i način izvještavanja.

Moguće je izraditi i dodatne materijale za obuku, ali oni onda nisu sastavnice SOPI-ja.

Čak i uvježbavanje i obučavanje prema prvobitnim verzijama SOPI-ja ima svoju svrhu jer omogućuje provjeru postupaka i eksperimentiranje, te njihovu nadogradnju i samim time i poboljšanje.

Ž Primjena

SOPI kroz primjenu na vježbama i na intervencijama dokazuje svoju opravdanost.

Zbog različitosti mogućih potrebnih postupanja na intervencijama nije moguće definiranje baš svih scenarija, Primjenjivost i efikasnost SOPI-ja se iz tog razloga može kvalitativno vrednovati samo kroz intervencije.

Kritička revizija

Zadatak je voditelja projekta prikupiti spoznaje i kritike za svaki SOPI posebno. Na početku primjene SOPI-ja utvrđuje se rok za prezentaciju rezultata. Voditelj je projekta odgovoran i za izmjene i dopune prema gore navedenom modelu, uključujući i kontrolu distribucije dopunjene verzije. Za svaki je SOPI potrebno odrediti odgovornu osobu koja će se brinuti o daljnjem razvoju.

Evaluacija (vrednovanje) SOPI-a

Svaki SOPI treba podvrgnuti periodičkoj reviziji. Na početku primjene vrednovanje mora biti češće.

Cilj evaluacije SOPI-ja je ocijeniti njegovu uspješnost. Pri tome treba obratiti pažnju na slijedeće:

– Ponašanje djelatnika i na uspješnost izvršavanja zadataka prije i nakon uvođenja SOPI-ja?

– Jesu li uvođenjem SOPI-a zabilježena poboljšanja u određenom segmentu izvođenja operativnih postupaka tijekom intervencije?

– Postoje li operativne ili administrativne zapreke za potpunu primjenu SOPI-ja?

– Jeli postignuta svrha SOPI-ja?

– Je li postojeći SOPI najbolje rješenje?

Korekcija

Nakon procesa kritičke revizije, SOPI se ispravlja i opet službeno potvrđuje. Tada se krug zatvara i on postaje cikličan.