PREVEDENI RADNI MATERIJAL (ENGLESKI) ZA IZRADU STANDARDNIH OPERATIVNIH POSTUPAKA NA INTERVENCIJAMA (SOPI)

AMERIČKI VODIĆ ZA SOP

UVOD
Korištenje SOP-a Vama kao zapovjedniku omogućuje nekoliko prednosti. Prvo, vaša namjera će biti proslijeđena svim pojedincima u jedinici ili posadi. Drugo, SOP-i osiguravaju dosljednost u provođenju nadzora, Vas kao zapovjednika. Treće SOP osigurava da podređeni zaposlenici ako je potrebno donose odluke po vlastitom nahođenju ali u okviru zadanih smjernica. SOP-i osiguravaju zapovjednicima okvir za provođenje radnih zadataka na siguran način omogućujući im da se fokusiraju na donošenje važnih umjesto rutinskih odluka, što povećava njihovu sposobnost i sigurnost u odlučivanju u kritičnim i stresnim situacijama. I u konačnici SOP-i osiguravaju mehanizam za: prepoznavanje potrebnih promjena, poboljšanje treninga (nastave), opisuju željeni radni učinak,i procjenjuju operativnu učinkovitost. Rezultat je poboljšana radna efikasnost, veća odgovornost i povećana sigurnost.
SOP-i nisu zamišljeni da limitiraju mogućnost donošenja odluka osoblju na intervencijama. U stvari ako su SOP-i propisno razvijeni i implementirani dozvoljavaju donosiocu odluke veliku fleksibilnost u procesu odlučivanja.
SOP-om se postavljaju standardi za bazične operativne postupke. Razni postupci kao što je, nošenje uniforme, pravila u obavljanju dužnosti, mogu biti implementirana u SOP.

CILJEVI

Primarni cilj ovog dokumenta je da služi kao planer i vodič za razvijanje, implementiranje i održavanje SOP-a u dva oblika.
Prvi je samostalan dokument, kojim se razvija specifični SOP za određenu specifičnu situaciju. Ako se radi više samostalnih dokumenata (SOP-ova) treba razmisliti o stvaranju priručnika koji se sastoji od više SOP-ova.
Drugi oblik je Operacioni vodič za grupu ili jedinicu kojim zapovjednik određuje zadatke i način izvođenja istih za svakog pojedinca. Svaki pojedinac zna što se od njega očekuje i na koji način treba izvesti određeni zadatak.

STANDARDNI OPERATIVNI POSTUPCI

Na slijedećim stranicama prezentirano je sedam ključnih pravila u razvijanju, primjeni, i evaluaciji SOP-a. Proces je koristan u razvijanju oba oblika SOP-a.
Analiza zadatka
Analizu zadatka možemo sumirati pitajući se osnovna pitanja o jedinici ili grupi i izraditi listu faktora koji utječu na Vaš SOP.
– Koja područja mojih zadataka trebaju SOP ?
– Koje situacije želim razjasniti ?
– Koji proces želim da moja posada upotrijebi u pretpostavljenoj situaciji ?
– Da li je razvoj SOP-a odgovor na postavljena pitanja ili navedene situacije želim riješiti na drugi način?

Razvijanje SOP-a
Postoji 8 osnovnih koraka u formalnom procesu razvijanja SOP-a. Vi samo trebate pratiti slijedećih 8 točaka.

1. Osnivanje razvojnog tima
2. Osigurati organizacijsku podršku
3. Uspostaviti timske procedure
4. Prikupiti informacije i identificirati alternative
5. Analizirati i selektirati alternative
6. Napisati SOP
7. Nadzirati i testirati SOP
8. Ratificirati i odobriti SOP
U mnogim situacijama razvojni tim biti će jedan ili dva čovjeka iz rukovodeće strukture jedinice ili posade. Važno je odvojiti par minuta za analizu alternativa i izabrati najbolju metodu. Samo zbog ustaljenog izvođenja neke stvari na određeni način od strane vaše jedinice ne znači da je to i najbolji način te da se zadatak mora na taj način izvoditi vječno. Treba uzeti vremena i izabrati najbolji način jer SOP je taj koji ostaje u organizaciji neko vrijeme. S mnogim situacijama su suočeni Vaši kolege, pitajte ih kako ih oni rješavaju i probajte zajednički uskladiti SOP. Pitanja koja si postavljajte kod izrade tj. razvoja SOP-a.

1. Da li je predložena procedura realna? Može li biti upotrijebljena na intervenciji, u kancelariji, itd.
2. Može li se procedura lako implementirati s obzirom na trenutne resurse jedinice?
3. Da li će biti potrebna obuka?
4. Treba li obnoviti opremu?
5. Kako će procedura utjecati na djelatnike?
6. Da li će procedura biti upotrebljiva u praksi?
7. Da li je procedura u skladu s propisima i okvirima postrojbe?

Pisanje SOP-a
Standardizirana forma SOP-a pomaže kod procesa pisanja. Dodatne pogodnosti uključuju lakoću revizije ili poboljšanja, i poboljšanu upotrebljivost. Bez obzira na oblik neke su točke sadržane u svakom pojedinačnom SOP-u. Pojedinačni SOP – i trebali bi biti ugrađeni u sveobuhvatan SOP priručnik ili kao dopuna Operacionom vodiču za grupu (posadu).

– Numeriranje- bitno kod uvođenja SOP-a u jedinstveni priručnik
– Datum upotrebe – budući da se primarno koristi na terenu datum upotrebe SOP-a je u većini slučajeva različit od datuma nastanka

– Datum prestanka važenja/revizije – važno prvenstveno zbog periodične revizije
– Naslov
– Opis svrhe- opisuje cilj SOP-a , za što je potreban, te način na koji se to postiže
– Potpis/i ovlaštene osobe- potvrda da je pregledan i odobren od strane rukovoditelja
– Djelokrug-opisuje situacije za koje je SOP napravljen i kome je namijenjen
– Generalna procedura – unaprijed donesene, jasne smjernice za tijek operacije
– Specifična procedura- specifične akcije neophodne za sigurno rješenje situacije
– Reference- Lista literature upotrijebljene u izradi SOP-a,…

Uvođenje SOP-a
Uvođenje uključuje sve potrebne radnje koje jedinica treba da predstavi SOP korisnicima i učini ga integriranim dijelom normalnih operativnih postupaka. Proces uvođenja treba biti dizajniran da osigura:

– Upoznavanje svih djelatnika sa SOP-om, novim ili modificiranim, te da razumiju važnost promjene
– Kopije SOP-a distribuirati svim potencijalnim korisnicima
– Da djelatnici znaju svoja zaduženja unutar SOP-a te da imaju znanje i vještine potrebne za uvođenje SOP-a sigurno i efikasno (I da su svjesni posljedica u slučaju neuspjeha)
– Mehanizam praćenja uvođenja, koji uočava potencijalne probleme, i osigurava podršku u procesu uvođenja
…
U PRIRUČNIKU JE PRIMJER IZVJEŠTAJ O POŽARU OTVORENOG PROSTORA
Glava dokumenta, datum revizije,broj, stranice….
Kome je namijenjen: Svom osoblju koje izvodi intervencije na požarima otvorenog prostora u Indiana Dunes National Lakeshore (INDU)
Svrha: Standardizacija izvještaja o požaru otvorenog prostora od strane vatrogasnog osoblja i rendžera komunikacijskom centru
Procedura: Osoblje treba zapisati uočeno stanje prije stupanja u kontakt sa kom. centrom. Kod predaje izvještaja komunikacijskom centru treba upotrijebiti slijedeće smjernice (navedeno ime njihovog Vodiča za intervencije prema kojem postupaju):

1. Ime incidenta
2. Ime zapovjednika incidenta
3. Tip incidenta
4. Status incidenta
5. Lokacija
6. Nadležnos
7. Radijske frekvencije
8. Veličinu incidenta
9. Vrsta gorive tvari
10. Brzina i smjer vjetra
11. Nagib terena i karakteristike terena
12. Najbolji prilaz
13. Specijalne opasnosti (dim na autocesti, ugrožene građevine…)
Nakon završenog izvještaja tražiti potvrdu da su sve informacije primljene od strane komunikacijskog centra.
I na kraju potpis odgovorne osobe i današnji datum.

Obuka
Za odluku koji oblik obuke je potreban za novi SOP treba postaviti slijedeća pitanja?
1. Tko treba biti obučen za novi ili revidirani SOP?
2. Koji oblik obuke upotrijebiti? Koje će metode obuke biti najučinkovitije? Da li će jednostavan sastanak na kojem će SOP biti distribuiran i na kojem će se o njemu voditi razgovor biti dovoljan?
3. Kako će razumijevanje i stručnost biti vrednovani?
4. Koliko će trajati obuka? Kako će obuka biti planirana (vremenski) i vođena?

Vođenje i planiranje obuke
Imajte na umu da je obuka najkritičnija komponenta procesa uvođenja SOP-a. Obuka je sredstvo kojim SOP postaje korisno i intinuitivno operacijsko oruđe. Neke su procedure samodefinirajuće dok neke zahtIjevaju više objašnjavanja i definiranja. I najbolji SOP će biti neučinkovit ili čak opasan ako ga djelatnici nisu u mogućnosti sprovesti. Na Vama je da osigurate da svaki djelatnik razumije SOP i da ga je u mogućnosti provesti.
Neka pitanja koja se trebamo upitati prilikom pripreme obuke su:

1. Koju opremu trebamo? Tko će je pripremiti (osigurati)?
2. Tko može uspješno predavati nastavno gradivo?
3. Koja sredstva, specijalna oprema i materijal nam je potreban?
4. Koje vremensko razdoblje je najbolje za obuku i ponavljanje naučenog?
5. Može li obuka biti integrirana u ostalu obuku ili aktivnosti jedinice?
6. Koje pisane dokumente treba voditi? Koji je mjerodavan način izvještavanja?

Evaluacija (vrednovanje)SOP-a
Svaki SOP treba biti podvrgnut periodičkoj reviziji. Na početku primjene vrednovanje mora biti češće.
Cilj evaluacije SOP-a je ocijeniti njegovu uspješnost, pri čemu se pitamo slijedeća pitanja:
– Kakvo je bilo ponašanje djelatnika i kakve su bile njihove akcije prije uvođenja SOP-a?
– Koje administrativne i operativne probleme SOP treba riješiti?
– Da li je novi SOP potpuno uveden i da li postoje prepreke njegovom punom uvođenju?
– Kako su se ponašanje i akcije djelatnika promijenile uvođenjem novog SOP-a?

– Da li su promjene u ponašanju i akciji bile planske? Da li je svrha SOP-a postignuta?
– Da li je potreba za SOP-om još uvijek aktualna? Da li je postojeći SOP najbolje rješenje?

Operacioni vodič za grupu ili jedinicu

Proces za izradu jedinstvenog SOP-a od velike je pomoći kod izrade Operacionog vodiča (OV) za grupu ili jedinicu.
Početi od početka i provoditi analizu korak po korak izbjegavajući korake koji nisu vezani uz naše potrebe. OV je kao i SOP jedino efikasan ako postigne svoju svrhu.
Dalje slijedi predloženi obrazac za OV, koji se može mijenjati u skladu s vlastitim potrebama.

– Naslovnica sa nazivom dokumenta, logotipom, datum

– Sadržaj

– Očekivanja i viđenje vodiča- uključiti sve djelatnike na koje se odnosi vodič

– Osnovna pravila za grupu ili jedinicu

Uniforma- pravilna upotreba i nošenje

Služba u pripremi, pozivi

Alkohol i droga- pravila

Upotreba vozila

Obuka

Održavanje prostorija

Prijava ozlijeda

Administracija

– Organizaciona struktura

Zapovjedni lanac

Administrativna struktura

Operativna struktura

Usporedne dužnosti svih zaposlenika

– Sigurnost i obuka

Sigurnosni plan
Plan nastave
Izvođenje nastave

– Operativni postupci

Variraju zbog specifičnosti poslova koje izvodi grupa ili jedinica

– Dodaci po potrebi

IZVOR: http://www.fireleadership.gov/toolbox/documents/SOP_Workbook.pdf